Оптовая торговля: цена, остаток и долг
Чем учёт в опте отличается от розницы?
Тремя вещами, которых в рознице нет. Цена у каждого клиента своя — скидки, договорные условия, объёмные пороги. Товар обещан раньше, чем отгружен — заказы, резервы, дефицит. Деньги приходят позже товара — отсрочка, дебиторка, сверка.
Из этого следует практический вывод: в рознице можно долго жить на кассе и остатках, в опте — нет. Как только клиентов больше десяти, а отсрочка есть хотя бы у части из них, учёт перестаёт быть бухгалтерией и становится инструментом управления.
Три опоры оптового учёта
- Учётная система: заказы, цены, взаиморасчёты
- Заказ клиента резервирует товар, показывает дефицит и становится основанием для закупки. Разбор версий, документов и отчётов «1С:Управление торговлей» — программы, которую ищут 19 080 раз в месяц.
- Складской учёт: остаток, которому можно верить
- Какие формы обязательны на самом деле (спойлер: почти никакие), что предписывает ФСБУ 5/2019 и из-за чего остаток в системе расходится с полкой.
- Коммерческое предложение: где начинается обязательство
- Самый массовый документ в B2B — 129 895 запросов в месяц. Когда предложение становится офертой по статье 435 ГК, что писать про срок действия цены и как отвечать на запрос в закупке.
Требования, которые касаются оптовика
| Требование | Кого касается | Основание |
|---|---|---|
| Маркировка | Всех, кто торгует товарами из перечня группприёмка и отгрузка через систему мониторинга | 487-ФЗ и акты Правительства |
| Прослеживаемость | Тех, у кого импортная техника из девяти группвключая покупку для себя | ПП РФ № 1108 и № 1110 |
| Электронный документооборот | Практически всехдля прослеживаемых товаров счёт-фактура только электронная | НК РФ, 63-ФЗ |
| НДС | Тех, кто превысил порог освобожденияставки в ценах и документах | ст. 145 НК РФ |
| Персональные данные | Всех, у кого есть база контактов клиентов | 152-ФЗ |
Документы оптовой сделки
До сделки
- Проверка контрагентадо отсрочки
- Коммерческое предложениеразбор
- Договор поставкиусловия и приёмка
Сделка
- Счёт на оплатуоснование платежа
- УПДстатус 1 или 2
- Доверенность на получениеконструктор
После
- Акт сверкипо дебиторке
- ИнвентаризацияФСБУ 28/2023
- Штрихкоды и сканированиепротив пересорта
Что здесь наша работа
Лицензии, сертификация продукции и разрешительная документация — не к нам. Мы занимаемся той частью, где оптовая компания работает с данными и с клиентом.
- Цикл сделки без повторного ввода
- Предложение превращается в заказ, заказ — в счёт и отгрузку. Цены и скидки клиента подставляются из системы, а не вспоминаются менеджером. Это одновременно скорость и защита от ошибок в цене.
- Обмен документами с контрагентами
- Подключение ЭДО, роуминг между операторами, формирование УПД из отгрузки. Для маркированного и прослеживаемого товара это уже не выбор, а условие работы.
- Управляемая дебиторка
- Лимиты отгрузки по клиенту, контроль просрочки, автоматическая сверка. Опт чаще всего умирает не от отсутствия продаж, а от денег, застрявших у покупателей.
- Прайс и остатки для клиента
- Выгрузка актуального прайса, доступ клиента к своим ценам и остаткам, приём заказов без участия менеджера. Начинается это не с портала, а с порядка в номенклатуре и ценах.
- Работа с базой клиентов
- Сегментация по обороту и частоте, возврат уснувших покупателей, рассылки в рамках закона — граница между персональным предложением и рекламной рассылкой проходит не там, где кажется.
С чего начинать
Сначала — номенклатура и цены
Пока один товар заведён под тремя названиями, а цены живут в файле у менеджера, любая система будет врать. Это фундамент, а не подготовка.
Потом — заказы и резервы
Момент, когда компания перестаёт продавать то, чего нет, и начинает видеть, что уже обещано клиентам.
Затем — документы и обмен
УПД из отгрузки, ЭДО с контрагентами, требования по маркировке и прослеживаемости.
И только после — аналитика
Прибыль по клиентам, оборачиваемость, дебиторка по срокам. Считать это на неверных остатках бессмысленно.