Дебиторская задолженность: контроль, сроки и списание

Три состояния долга, которые путают

Практическое следствие: «мы списали» и «мы имеем право списать» — разные вещи. Списание безнадёжного долга уменьшает налоговую базу, поэтому основание и документы проверяют внимательно.

Срок исковой давности и чем он прерывается

Общий срок — три года со дня, когда вы узнали или должны были узнать о нарушении права. Это статья 196 ГК РФ. Но срок не тикает равномерно: его течение можно прервать, и тогда он начинается заново.

1. Признание долга прерывает срок. По статье 203 ГК течение срока прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва срок начинается заново, а прошедшее время не засчитывается.
2. Подписанный акт сверки — самое доступное такое действие. Отсюда неочевидный вывод: регулярная сверка не только про порядок в учёте, она реально продлевает вашу возможность взыскать.
3. Частичная оплата — тоже признание. Должник заплатил часть — срок пошёл заново по всей сумме.
4. Гарантийное письмо и просьба об отсрочке работают так же. Их стоит собирать и хранить, а не выбрасывать после разговора.

Обратная сторона: тот же механизм действует против вас, когда должник вы. Подписывая сверку с поставщиком, вы продлеваете срок, в течение которого он может взыскать долг.

Когда долг можно списать

Основания перечислены в пункте 2 статьи 266 НК РФ. Безнадёжными признаются долги, по которым:

Истёк срок исковой давности

Самое частое основание. Важная оговорка: оно не применяется, если до истечения срока вы обратились в суд за взысканием. Тогда судьба долга определяется процессом, а не календарём.

Обязательство прекращено невозможностью исполнения

Либо на основании акта государственного органа, либо в связи с ликвидацией организации-должника.

Есть постановление судебного пристава

Об окончании исполнительного производства в связи с невозможностью взыскания: имущество не найдено или его недостаточно.

Документы, которыми оформляется списание: акт инвентаризации расчётов, документы о возникновении задолженности (договор, отгрузочные документы, акты сверки), письменное обоснование и приказ руководителя. Без этого комплекта расход не подтверждён.

Списание долга в учёте не означает прощения. Сумма ещё пять лет отражается за балансом — на случай, если у должника появится имущество или он неожиданно заплатит.

Что делать, чтобы до этого не доходило

Всё перечисленное выше — про долги, которые уже стали проблемой. Управляемая дебиторка живёт в другой логике: не «как взыскать», а «как не отгрузить лишнего».

Где обычно теряют деньги

1. Отсрочка «по договорённости», без документа. Условия оплаты должны быть в договоре поставки, иначе спорить не о чем.
2. Менеджер сам решает, кому отгрузить в долг. У него план по продажам, а не по возврату денег. Лимит должен стоять в системе, а не в голове.
3. Сверку делают раз в год. К этому моменту часть первичных документов уже потеряна, а часть сроков — на исходе.
4. Долг замечают по общей сумме. Пока смотрят «итого дебиторка», конкретный клиент с просрочкой в 120 дней не виден.
5. Списывают без документов. Долг «простили» устно, комплект не собрали — расход не подтверждён.

Платёжная дисциплина — это ещё и маркетинговые данные

История расчётов обычно лежит мёртвым грузом в бухгалтерии, хотя это один из самых честных источников данных о клиентах: он основан на поступлениях, а не на обещаниях.

Что здесь наша работа, а что нет

Взыскание, претензионная работа и суд — это к юристу. Бухгалтерское и налоговое оформление списания, резервы, проводки — к бухгалтеру. Мы отвечаем за то, чтобы долг был виден вовремя, а данные о расчётах работали на продажи.