Документы сделки: что оформляется и в каком порядке
Какие документы нужны на одну поставку?
Минимум три, и у каждого своя работа: договор задаёт правила, счёт даёт основание заплатить, УПД или накладная подтверждает, что товар передан. Четвёртый — акт сверки — появляется позже, когда нужно убедиться, что обе стороны видят долг одинаково.
Путаница между ними — самая частая причина споров: по счёту требуют вычет НДС, накладной подтверждают оплату, а сверку принимают за признание долга. Ниже — что чем является на самом деле.
Порядок сделки
- Проверили, с кем работаем. Проверка контрагента — до подписания, а не после первой просрочки.
- Договорились об условиях. Договор поставки или счёт-договор для разовой сделки. Здесь определяется цена, сроки, приёмка и ответственность.
- Выставили счёт. Счёт на оплату — не первичный документ и не обязателен, но без него платёж не проходит.
- Передали товар или сдали работы. УПД со статусом 1 или 2, либо связка «накладная плюс счёт-фактура».
- Получили за представителя. Доверенность, если товар забирает сотрудник или водитель.
- Сверились. Акт сверки взаиморасчётов — обычно раз в квартал или перед закрытием года.
Разборы документов
Готово
- УПД: статус 1 или 2разбор
- Счёт на оплатуразбор
- Акт сверкиразбор
- Проверка контрагентаразбор
- Договор поставкиразбор
Собираются в браузере
- Доверенность на получение товараконструктор
- Согласие на обработку данныхконструктор
- Политика обработкиразбор
- Уведомление в Роскомнадзорразбор
В работе
Бумага или электронный обмен
Все документы этого раздела давно существуют в электронном виде, и для части из них электронная форма стала обязательной. Счёт-фактура и УПД передаются в утверждённом формате, перевозочные документы переходят в электронный вид с 1 сентября 2026 года, а обмен идёт через оператора ЭДО.
Практическое следствие для небольшой компании: заводить отдельный процесс «печатаем, подписываем, сканируем» больше нет смысла. Дешевле сразу формировать документы в учётной системе и отправлять их оттуда же — тогда счёт, отгрузка и оплата остаются связанными.