Прослеживаемость товаров: обязанность, у которой нет штрафа
Это то же самое, что маркировка?
Нет, и путать их дорого. Маркировка — это физический код на упаковке, который сканируют на кассе. Прослеживаемость — документальная: на товаре ничего не появляется, но в счёте-фактуре, книгах покупок и продаж и в отчётности должен стоять номер партии.
Второе отличие важнее: прослеживаемость касается только ввезённых в Россию товаров из девяти групп. Такой же холодильник российской сборки под неё не подпадает — просто потому, что номер партии присваивается при ввозе.
Девять групп: проверьте, есть ли это у вас
Перечень утверждён постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1110. Определяется он по кодам ТН ВЭД ЕАЭС, а не по названию из накладной — именно поэтому «ноутбук» в перечень не входит, а «монитор» входит.
Техника и оборудование
- Холодильники и морозильникии тепловые насосы
- Стиральные машиныбытовые и прачечные
- Мониторы и проекторычастый случай
- Телевизионные приёмникипо кодам ТН ВЭД
Спецтехника
- Вилочные погрузчикии тягачи для платформ
- Бульдозеры и грейдерыкатки, землеройные машины
- Промышленные транспортные средствадля перевозки грузов
- Тракторы для ж/д платформпо кодам ТН ВЭД
Детские товары
- Детские коляскиимпортные
- Детские автокреслаимпортные
Ловушка не в торговле, а в закупках для себя. Купили импортный монитор бухгалтеру или холодильник в комнату отдыха — вы уже участник оборота прослеживаемых товаров со всеми последствиями. Компании, которые ничем подобным не торгуют, узнают об этом от налоговой, а не от поставщика.
Про ответственность — честно
В обзорах эту тему обычно обходят или пишут расплывчато. Мы проверили действующую редакцию КоАП: специальной нормы об ответственности за нарушения прослеживаемости в кодексе нет. Статья 15.48, которую несколько лет предлагали отвести под эти составы, занята совсем другим — азартными играми и лотереями.
Из этого не следует «можно не делать». Следует другое: наказывает не инспектор, а контрагент и учёт. Реальные последствия выглядят так.
- Счёт-фактура обязан быть электронным. При реализации прослеживаемых товаров плательщик НДС выставляет счёт-фактуру в электронной форме. Привычное «по соглашению сторон не выставляем» здесь не работает — это исключение на прослеживаемые товары не распространяется. Значит, без оператора ЭДО сделку просто не оформить.
- Данные сверяются автоматически. Реквизиты партии идут в книги покупок и продаж и в декларацию по НДС. Расхождение с данными поставщика превращается в требование о пояснениях — с той же скоростью, с какой сверяются обычные разрывы по НДС.
- Вычет при этом не теряется. Отсутствие или ошибка в номере партии не является основанием для отказа в вычете: ошибки, не мешающие идентифицировать продавца, покупателя, товар, стоимость и сумму налога, вычету не препятствуют. Но счёт-фактуру всё равно придётся исправлять.
Наш вывод для планирования: прослеживаемость — не то, ради чего стоит останавливать работу, но и не то, что можно отложить, если вы торгуете техникой. Настраивается она один раз и потом живёт в учётной системе сама.
РНПТ: откуда берётся номер
Регистрационный номер партии товара — то, вокруг чего построена вся система. Способ получения зависит от того, как товар попал в страну.
| Ситуация | Кто формирует | Из чего |
|---|---|---|
| Ввоз не из ЕАЭС | Импортёр сам | Номер декларации на товары и порядковый номер товара в ней |
| Ввоз из стран ЕАЭС | Налоговый орган | По уведомлению о ввозеномер приходит не позднее следующего дня |
| Товар уже лежит на складе | Налоговый орган | По уведомлению об остатках |
| Покупка у российского поставщика | Никто — номер уже есть | Приходит в счёте-фактуре от поставщика |
Проверить номер по конкретному товару можно в сервисе ФНС. Если поставщик номер не передал, а товар из перечня — это его недоработка, и запрашивать исправленный документ нужно сразу, а не в конце квартала.
Отчёт об операциях: кто и когда
Отчёт представляется не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом, и только если операции в этом квартале были. Не было движения — не сдаём ничего.
- Упрощёнка и освобождённые от НДС
- Сдают отчёт по операциям с прослеживаемыми товарами. Для них это единственный канал, по которому данные попадают в систему, — декларации по НДС они не подают.
- Плательщики НДС
- Основной массив сведений уходит в декларации по НДС через книги покупок и продаж. Отдельный отчёт нужен для операций, которые в декларацию не попадают: покупка у тех, кто НДС не платит, прекращение и возобновление прослеживаемости, реализация, не признаваемая объектом налогообложения или освобождённая от налога.
- Когда прослеживаемость прекращается
- Товар выбывает из системы, когда перестаёт быть товаром: продан физлицу для личных нужд, передан в производство, утилизирован, вывезен из страны. Возврат от покупателя или обнаружение недостачи прослеживаемость возобновляют — это тоже операция, которую нужно показать.
Что настраивается в учётной системе
Вручную вести прослеживаемость невозможно уже на десятке позиций: номер привязан к партии, а партия дробится при каждой отгрузке. Поэтому вся работа сводится к настройке.
- Включить функциональность прослеживаемости и заполнить коды ТН ВЭД в карточках номенклатуры. Без кодов система не поймёт, какие товары относятся к перечню.
- Подключить обмен с ФНС для уведомлений о ввозе и об остатках — номера приходят в систему, а не переносятся руками из личного кабинета.
- Настроить ЭДО: счета-фактуры по этим товарам могут быть только электронными, и формат обмена должен поддерживать реквизиты партии.
- Проверить формы отчёта — отчёт об операциях формируется из документов, если партии проставлены корректно на всём пути товара.
Разбор соседних настроек — на страницах «ЭДО в 1С» и «1С:Управление торговлей».