Инвентаризация: новые правила и что делать с расхождениями
Что поменялось?
С 1 апреля 2025 года инвентаризация проводится по федеральному стандарту ФСБУ 28/2023, утверждённому приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н. Одновременно утратили силу методические указания № 49 — те самые от 1995 года, по которым в стране считали остатки тридцать лет.
Практическое следствие: внутренние регламенты, написанные со ссылкой на указания № 49, теперь ссылаются на несуществующий документ. Сама процедура изменилась не радикально, но основание другое, и при проверке это видно сразу. Стандарт не распространяется на организации бюджетной сферы.
Когда инвентаризация обязательна
Перечень обязательных случаев теперь установлен самим стандартом. По составу он воспроизводит привычный набор — меняется основание, а не логика.
- Перед годовой бухгалтерской отчётностью
- Основной случай для большинства компаний. Проводится не раньше конца года, результаты отражаются в отчётности того периода, к которому относятся.
- При смене материально ответственного лица
- Момент, который малый бизнес пропускает чаще всего. Кладовщик уволился, остатки не пересчитали — предъявить претензию потом не к кому.
- При выявлении хищения, злоупотребления или порчи
- Инвентаризация здесь не формальность, а способ зафиксировать размер ущерба. Без неё взыскать его с виновного практически невозможно.
- При чрезвычайных обстоятельствах
- Пожар, авария, затопление — то, что повлияло на сохранность имущества.
- При реорганизации, ликвидации, продаже и передаче имущества
- Здесь она защищает обе стороны сделки: понятно, что именно передаётся.
Остальные случаи, сроки и объекты организация определяет сама и закрепляет в учётной политике. Это и есть место, где стоит навести порядок один раз: описать, что и как часто пересчитываете, вместо ежегодной импровизации.
Как проходит на практике
- Приказ и комиссия. Назначается состав, определяются объекты и сроки. Материально ответственное лицо участвует, но не проверяет само себя.
- Подготовка данных. До начала пересчёта в учёте должны быть проведены все документы: приёмки, отгрузки, возвраты, перемещения. Половина расхождений появляется именно из-за непроведённых накладных, а не из-за пропаж.
- Фактический пересчёт. Взвешивание, обмер, подсчёт. Результаты фиксируются в описях, которые подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо.
- Сличение. Фактические данные сопоставляются с учётными, расхождения выносятся в отдельную ведомость.
- Решение по расхождениям. Излишки приходуются, недостачи списываются или взыскиваются. Решение оформляется документально — иначе расхождение просто повторится в следующем году.
Что делать с расхождениями
| Что нашли | Причина чаще всего | Что делать |
|---|---|---|
| Излишки | Не проведён приход, ошибка при приёмке, пересортица | Оприходовать по текущей стоимости и разобраться в причине |
| Недостача в пределах норм | Естественная убыль для товаров, где нормы установлены | Списать на расходы в пределах норм |
| Недостача сверх норм | Хищение, порча, неучтённые списания | Взыскать с виновного или списать с обоснованием |
| Пересортица | Похожие позиции с разными артикулами | Зачёт возможен при совпадении периода, лица и наименования товара |
Пересортица — самая частая находка в торговле и самая спорная: зачёт допускается только при строгом совпадении условий. Проще устранить причину — развести похожие позиции в номенклатуре и печатать разные штрихкоды, чем каждый год объяснять зачёт.
Почему расхождения повторяются
Инвентаризация показывает разницу между учётом и складом, но не устраняет её причину. Если каждый год находится одна и та же недостача по одним и тем же позициям, дело не в кладовщике.
Типичные системные причины: приёмка оформляется задним числом и не совпадает с фактом, один товар заведён в номенклатуре дважды, отгрузка списывается по факту оплаты, а не отгрузки, возвраты не проводятся вообще. Пока данные вводятся руками в двух местах, расхождение неизбежно — это и есть разрыв контура.
Вопросы, которые задают чаще всего
Обязательна ли инвентаризация для ИП?
Предприниматели, которые не ведут бухгалтерский учёт, под требования стандарта не подпадают. Но это не значит, что пересчитывать не нужно: без инвентаризации вы не докажете размер недостачи при взыскании с работника и не поймёте реальную себестоимость.
Можно ли не пересчитывать всё, а выборочно?
Обязательная годовая инвентаризация охватывает активы и обязательства организации. Выборочные проверки в течение года — отдельный инструмент, который вы вправе закрепить в учётной политике: например, ежемесячный пересчёт по дорогим или ходовым позициям.
Кто отвечает за недостачу?
Материально ответственное лицо — в пределах, установленных трудовым законодательством, и только если с ним заключён договор о полной материальной ответственности, а размер ущерба подтверждён. Инвентаризация как раз и есть то самое подтверждение.
Что будет, если инвентаризацию не проводить?
Отдельного штрафа «за непроведение» нет, но последствия наступают по другим основаниям: искажение бухгалтерской отчётности, споры с налоговой по списаниям и невозможность взыскать ущерб. На практике цена — не штраф, а невозвращённые деньги.
Нужно ли переписывать учётную политику?
Если в ней есть ссылка на методические указания № 49 — да, документ утратил силу. Заодно имеет смысл описать порядок и периодичность проверок, которые вы определяете сами: стандарт оставляет это на усмотрение организации.