Воинский учёт: обязанность, о которой узнают последней
Кто обязан вести воинский учёт?
Все организации — независимо от размера, оборота и системы налогообложения. Даже если в штате два человека и оба женщины: обязанность вести учёт возникает у юридического лица как такового, а не при появлении военнообязанного.
Индивидуальные предприниматели воинский учёт не ведут — даже с наёмными работниками. Это главное отличие, и на нём чаще всего теряются: бухгалтер по привычке применяет к ИП правила для ООО.
Обязанность не разовая. Это постоянный процесс: при приёме и увольнении сотрудников, при изменении их данных и по регулярным запросам военкомата.
- Один раз Назначение ответственного Приказ руководителя. В малой компании это обычно кадровик или бухгалтер по совместительству.
- Один раз Постановка на учёт в военкомате Организация встаёт на учёт в военкомате по месту нахождения.
- При каждом приёме и увольнении Сведения в военкомат Самое частое нарушение: приняли человека, карточку завели, а сведения не подали.
- Постоянно Ведение карточек Данные сверяются с документами воинского учёта работника и поддерживаются в актуальном виде.
- Периодически Сверка и отчётность Сверка сведений с военкоматом и ответы на его запросы в установленные сроки.
Обязанность выявляется не проверкой, а запросом из военкомата. Компания годами не подозревает о нарушении, пока не приходит первое требование.
Обязаны ли вы вести воинский учёт
Два вопроса. Ответ зависит от формы бизнеса, а не от числа сотрудников.
Кого ставят на учёт
Учёту подлежат не все работники, а две категории.
Призывники
- Мужчины призывного возрастана учёт
- Не пребывающие в запасена учёт
Военнообязанные
- Пребывающие в запасена учёт
- Прошедшие службуна учёт
- Женщины с военно-учётной специальностьюна учёт
Не подлежат
- Снятые с учёта по возрастуне нужно
- Освобождённые по состоянию здоровьяне нужно
- Постоянно живущие за границейне нужно
Женщины подлежат учёту только при наличии военно-учётной специальности — это медицинские, связь и ряд других направлений. Проверяется по документам воинского учёта, а не по должности в вашей компании.
Что должно быть у ответственного
- Приказ о назначении
- Определяет, кто ведёт учёт. Без него формально ответственного нет, а обязанность всё равно на организации.
- План работы по воинскому учёту
- Согласуется с военкоматом. Документ формальный, но его наличие проверяют.
- Карточки на каждого подлежащего учёту
- Заполняются на основании документов воинского учёта работника: военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву.
- Журнал проверок
- Фиксирует визиты и замечания военкомата. Первое, что попросят при проверке.
Что сделать, если учёт не вёлся
- Издать приказ о назначении ответственного за воинский учёт.
- Встать на учёт в военкомате по месту нахождения организации.
- Собрать документы воинского учёта у работников и сверить с личными делами.
- Завести карточки на всех подлежащих учёту.
- Подать сведения о работниках, принятых ранее без уведомления военкомата.
- Согласовать план работы и включить воинский учёт в кадровые процедуры, чтобы сведения уходили при каждом приёме и увольнении автоматически.
Пункты 4–6 удобнее вести в кадровой программе: карточки и комплект форм для военкомата она собирает сама. Но в 1С воинский учёт по умолчанию выключен — разобрали, где его включить и почему карточка остаётся пустой: воинский учёт в 1С:ЗУП.
Что бывает при нарушении
Размеры штрафов в последние годы существенно повышены и зависят от состава нарушения и статуса лица. Мы намеренно не приводим их одной цифрой: точная квалификация — работа юриста, а не справочника.
Вопросы, которые задают чаще всего
У меня ИП с пятью работниками. Нужен воинский учёт?
Нет. Обязанность вести воинский учёт возложена на организации. Индивидуальные предприниматели его не ведут независимо от числа наёмных работников. Это одно из немногих мест, где ИП объективно проще, чем ООО.
В штате только женщины. Всё равно вести?
Организация обязана вести воинский учёт в любом случае: назначить ответственного, встать на учёт, иметь документы. Другое дело, что карточки заводятся только на подлежащих учёту, а таких может не оказаться ни одной.
Можно ли поручить воинский учёт бухгалтеру на аутсорсе?
Ответственным назначается работник организации приказом. Внешний специалист может вести учёт фактически, но ответственность остаётся на организации и назначенном лице.
Что такое бронирование и нужно ли оно нам?
Бронирование — отдельная процедура закрепления работников за организацией на период мобилизации. Касается не всех, а организаций, включённых в перечни. Если вам не доводили решение о бронировании, эта часть вас не касается.
Мы работаем много лет и учёт не вели. Что теперь?
Начать вести. Ответственность за прошлое возможна, но она несопоставима с ситуацией, когда нарушение обнаруживает военкомат при вашем бездействии. Порядок восстановления — в разделе выше.