Электронная подпись: какая нужна и что такое машиночитаемая доверенность
Какая подпись нужна бизнесу и где её взять?
Для работы с государством нужна квалифицированная подпись — КЭП. Руководитель организации и индивидуальный предприниматель получают её в удостоверяющем центре ФНС бесплатно. Платить нужно только за носитель и лицензию криптопровайдера.
Главная путаница последних лет — подпись сотрудника. Работник не может подписывать документы подписью организации. Ему нужна личная подпись физического лица плюс машиночитаемая доверенность (МЧД) от компании.
Без КЭП не работает ничего из обязательного: ни маркировка, ни ЭДО, ни отчётность. Поэтому подпись оформляют первой.
- Руководитель лично Выпуск сертификата В УЦ ФНС или у доверенного лица. Нужен паспорт, СНИЛС и личное присутствие.
- Покупается отдельно Защищённый носитель Токен, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК. Обычная флешка не подойдёт.
- На каждом рабочем месте Криптопровайдер Программа, которая умеет подписывать. Лицензия отдельная, часто про неё забывают.
- Если подписывает не директор Машиночитаемая доверенность Без МЧД подпись сотрудника не примут. Здесь спотыкаются чаще всего.
- Раз в год Продление Сертификат конечен. Просроченная подпись останавливает и отгрузки, и отчётность.
Подпись — это не один предмет, а связка из четырёх: сертификат, носитель, криптопровайдер и доверенность. Не хватает одного звена — не работает ничего.
Какая подпись нужна вам
Ответьте, кто и что будет подписывать.
Виды подписи и где какая работает
Видов три, и они не взаимозаменяемы. Для отношений с государством годится только одна.
Квалифицированная, КЭП
- Отчётность и госорганытолько она
- Маркировка и ЭДОтолько она
- Закупкитолько она
- Равна подписи от рукипо закону
Неквалифицированная, НЭП
- Внутренние документыподходит
- Обмен с контрагентомпо соглашению
- Госорганыне принимают
Простая, ПЭП
- Вход в сервисы, код из СМСподходит
- Юридически значимые документыне годится
Кому какая подпись оформляется
- Руководитель организации и ИП
- КЭП выпускается в удостоверяющем центре ФНС бесплатно, лично, на имя руководителя. Она привязана к человеку в должности, а не к компании как таковой: при смене директора подпись выпускается заново.
- Сотрудник, который подписывает по поручению
- Нужна личная КЭП физического лица, выпущенная в аккредитованном коммерческом УЦ, плюс машиночитаемая доверенность от организации. Подписью директора сотрудник пользоваться не имеет права, даже если она физически у него в руках.
- Бухгалтер на аутсорсе
- Та же схема, что у штатного сотрудника: своя подпись плюс МЧД. Передача чужого токена вместо этого — распространённая, но незаконная практика.
Что сделать по порядку
- Купить защищённый носитель. Токен с сертификатом ФСБ или ФСТЭК. Заранее, потому что без него в УЦ подпись не запишут.
- Записаться в УЦ ФНС и прийти лично с паспортом, СНИЛС и носителем.
- Установить криптопровайдер на рабочие места и активировать лицензию.
- Проверить подпись на деле: подписать тестовый документ в том сервисе, ради которого всё делалось.
- Оформить МЧД на каждого сотрудника, который будет подписывать, с точным перечнем полномочий.
- Поставить напоминание о продлении за месяц до окончания срока.
Что бывает, когда подписи нет или она просрочена
Вопросы, которые задают чаще всего
Подпись в ФНС правда бесплатная?
Сам сертификат для руководителя и ИП выпускается бесплатно. Платить придётся за защищённый носитель и лицензию криптопровайдера — это отдельные покупки, и их стоимость от УЦ ФНС не зависит.
Можно ли отдать токен бухгалтеру?
Нет. Подпись принадлежит конкретному человеку, передавать её нельзя. Правильный путь — личная подпись бухгалтера плюс машиночитаемая доверенность с нужными полномочиями.
Одной подписи хватит на всё?
Как правило да: квалифицированная подпись руководителя работает и в маркировке, и в ЭДО, и в отчётности. Отдельные подписи нужны сотрудникам, а не под каждую систему.
Что делать при смене директора?
Прежний сертификат отзывается, новый выпускается на нового руководителя лично. Заранее спланируйте паузу: в этот промежуток компания не сможет подписывать документы.
Подпись перестала работать после обновления системы
Обычная причина — криптопровайдер или драйвер носителя. Сертификат при этом цел. Проверьте срок действия, затем переустановите провайдер, и только потом обращайтесь в УЦ.