Проверка контрагента: что смотреть и зачем это фиксировать
Зачем проверять, если договор уже готов?
Потому что рисков два, и они разные. Коммерческий — не поставит, не заплатит, исчезнет с авансом. Налоговый — сделка состоялась, деньги ушли, а инспекция снимает вычет НДС и расходы, потому что считает контрагента техническим.
Второй риск обиднее: товар вы получили, а заплатить пришлось дважды. Защищает от него не сам факт проверки, а доказательство, что вы её проводили — сохранённые выписки и переписка на момент заключения сделки.
Что на самом деле требует закон
Понятия «должная осмотрительность» в кодексе нет — есть статья 54.1 НК, введённая в 2017 году. Она ставит два условия одновременно.
- Основная цель сделки — не экономия на налоге
- Сделка должна иметь деловую цель. Если единственный смысл операции — получить вычет, остальное неважно.
- Обязательство исполнено стороной договора
- Товар поставил или работы выполнил тот, с кем вы подписали договор, либо тот, кому это передано по договору или закону. Именно здесь ломаются схемы с «бумажными» поставщиками.
И очень важный пункт, о котором забывают. Закон прямо говорит, что сами по себе не могут быть самостоятельным основанием снять вычет: подписание документов неустановленным или неуполномоченным лицом, нарушение контрагентом налогового законодательства и возможность достичь того же результата другими сделками п. 3 ст. 54.1 НК То есть «ваш поставщик не сдал декларацию» — не приговор, если сделка реальна и исполнена им.
Проверка за пятнадцать минут
- Выписка из ЕГРЮЛ. Сервис ФНС по ИНН или названию. Смотрим: компания действующая, адрес, руководитель, виды деятельности, дата регистрации, уставный капитал.
- «Прозрачный бизнес». Один сервис ФНС, в котором собраны дисквалификация руководителя, адреса массовой регистрации, ограничения участия, обеспечительные меры, налоговая нагрузка по отрасли и проверка статуса самозанятого.
- Картотека арбитражных дел. Сколько исков и в качестве кого выступает компания. Десяток дел о взыскании задолженности к вашему будущему поставщику — это ответ на вопрос, платит ли он.
- Банкротство. Единый федеральный реестр сведений: заявления о признании банкротом публикуются раньше, чем начинается процедура.
- Исполнительные производства. Банк данных ФССП: незакрытые производства показывают, что взыскать с компании уже пытались.
- Сайт и контакты. Живой сайт, реальный телефон, адрес склада или офиса. Не юридический критерий, но самый быстрый.
Красные флаги
Останавливают сделку
- Запись о недостоверности сведенийкритично
- Руководитель дисквалифицированкритично
- Заявление о банкротствекритично
- Компания в процессе исключения из реестракритично
Требуют вопросов
- Адрес массовой регистрацииуточнить
- Зарегистрирована месяц назадуточнить
- Уставный капитал 10 тысяч при контракте на миллионыуточнить
- Основной вид деятельности не тот, что в договореуточнить
Сами по себе не страшны
- Один-два судебных споранорма для бизнеса
- Небольшой штатбывает
- Нарушения контрагента по налогамп. 3 ст. 54.1
Как зафиксировать, что проверка была
Проверка, о которой некому рассказать, юридически не существует. Через три года на выездной инспекции вспоминать, что вы «смотрели выписку», бесполезно — нужен файл с датой.
- Сохраняйте выписку и скриншоты на дату сделки, а не на дату спора. Складывайте в папку контрагента вместе с договором.
- Храните переписку, где обсуждались условия, сроки и характеристики товара. Она доказывает реальность отношений лучше любого реестра.
- Фиксируйте исполнение: накладные, УПД, пропуска, транспортные документы, фотографии приёмки. Именно исполнение стороной договора — второе условие статьи 54.1.
- Опишите порядок проверки одним внутренним документом. Кто проверяет, что смотрит, при какой сумме сделки проверка углубляется. Регламент на две страницы работает лучше, чем разрозненные скриншоты.
Вопросы, которые задают чаще всего
Достаточно ли выписки из ЕГРЮЛ?
Для минимальной проверки — да, для защиты вычета — нет. Выписка показывает, что компания существует, но не показывает, способна ли она исполнить сделку. Инспекцию интересует именно реальность исполнения, поэтому к выписке добавляют доказательства переговоров и приёмки.
Контрагент не сдал декларацию, у нас разрыв по НДС. Мы виноваты?
Нарушение контрагентом налогового законодательства прямо названо в законе как обстоятельство, которое само по себе не является основанием снять вычет п. 3 ст. 54.1 НК Значение имеет, была ли сделка реальной и исполнил ли её ваш контрагент. Но на практике доказывать это придётся вам, поэтому документы по исполнению важнее выписок.
Как проверить самозанятого?
Отдельным сервисом ФНС: статус плательщика налога на профессиональный доход проверяется по ИНН на дату. Проверять стоит перед каждой выплатой, а не один раз при заключении договора: если человек снялся с учёта, а вы платите как самозанятому, доначислят взносы и НДФЛ вам.
Нужно ли проверять постоянных контрагентов?
Раз в год — да, и это не паранойя: смена директора, переезд на массовый адрес или запись о недостоверности появляются без предупреждения. Проще поставить ежегодную сверку рядом с актом сверки, которым вы и так занимаетесь.
Стоит ли покупать платный сервис проверки?
Если сделок много, платный агрегатор экономит время: он собирает те же государственные данные в один отчёт и следит за изменениями. Если сделок десяток в год, бесплатных сервисов ФНС достаточно. Уникальных сведений, которых нет в открытых источниках, платные сервисы не дают.