Складской учёт: что требует закон и что придумали за него
Обязательно ли вести карточки и журналы складского учёта?
Нет. Унифицированные формы из альбомов Госкомстата — в том числе карточка учёта материалов М-17, приходный ордер и журналы — не обязательны к применению с 1 января 2013 года, когда вступил в силу закон о бухгалтерском учёте 402-ФЗ.
Обязательна не форма, а набор реквизитов первичного документа из части 2 статьи 9 этого закона. Свою форму компания утверждает сама — в учётной политике. Поэтому вопрос «где скачать бланк М-17» почти всегда означает не то, что нужно на самом деле.
Что обязательно на самом деле
- Реквизиты первичного документа. Наименование и дата документа, название организации, содержание операции, величина в натуральном или денежном выражении с единицей измерения, должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой. Нет одного из реквизитов — документ дефектный, как бы красиво он ни выглядел.
- Правила учёта запасов. Оценка при поступлении и выбытии, способ списания, обесценение и резерв под него установлены стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы». Это то, что определяет, по какой стоимости товар лежит на складе и уходит в себестоимость.
- Инвентаризация. Проводится по ФСБУ 28/2023, обязательному с 1 апреля 2025 года. Здесь есть и обязательные случаи, и сроки, и требования к комиссии — это единственная часть складского учёта, зарегулированная жёстко.
- Учётная политика. Формы документов, способ оценки при списании и порядок документооборота закрепляются в ней. Именно этот документ превращает «как у нас принято» в «как установлено».
Проверка не спросит карточку М-17. Она спросит, чем подтверждено движение товара и совпадают ли данные учёта с фактическим наличием. Отвечать на это распечаткой из системы допустимо ровно так же, как рукописной карточкой.
Формы, которые все ищут
Эти бланки остаются в обиходе, и в этом нет ничего плохого: готовая форма удобна и содержит нужные реквизиты. Важно понимать статус каждой.
| Форма | Что закрывает | Статус |
|---|---|---|
| М-4 | Приходный ордер: приёмка на склад | Не обязательназаменяется отметкой на накладной поставщика |
| М-11 | Требование-накладная: внутреннее перемещение | Не обязательна |
| М-15 | Отпуск материалов на сторону | Не обязательначаще применяют УПД |
| М-17 | Карточка учёта материалов: движение по каждой позиции | Не обязательнаможет применяться как регистр по учётной политике |
Практический вывод: если склад ведётся в программе, дублировать движение ещё и в бумажной карточке бессмысленно — регистром выступает сама система. Достаточно закрепить это в учётной политике и уметь получить распечатку за любой период.
Три способа вести склад и границы каждого
Признак, по которому пора менять способ, не в количестве позиций, а в вопросах, на которые нельзя ответить за минуту: сколько товара зарезервировано под заказы, что стоит на складе дольше полугода, какая партия ушла конкретному клиенту.
Что ломается чаще всего
- Отрицательные остатки
- Система показывает минус, потому что отгрузку провели раньше приёмки. Само по себе это не катастрофа, но себестоимость в этот момент считается неверно. Лечится дисциплиной дат и запретом проводить отгрузку задним числом.
- Пересорт
- Один товар лежит вместо другого, суммарно всё сходится, а по позициям нет. Возникает там, где номенклатура заведена небрежно: два похожих наименования на один физический товар. Основа — единые правила наименования, как в разборе номенклатуры.
- Единицы измерения
- Классика опта: закупка в коробках, продажа в штуках, учёт — как получится. Коэффициенты пересчёта должны быть заданы один раз в карточке товара, а не считаться менеджером в уме при каждой отгрузке.
- Товар без владельца
- Комиссия, ответственное хранение и давальческое сырьё лежат на вашем складе, но не являются вашей собственностью. Смешивание их с собственным товаром искажает и остатки, и налоги.
- Расхождение «учёт против факта»
- Обнаруживается на инвентаризации и почти никогда не бывает случайным: за ним стоит одна из перечисленных выше причин. Разовый пересчёт без разбора причины гарантирует повторение.
Когда нужен ордерный склад и адресное хранение
Две настройки, о которых спрашивают, когда склад перестаёт помещаться в голове одного кладовщика.
- Ордерная схема разделяет документ и физическое движение: бухгалтерская реализация оформляется отдельно от фактической отгрузки по расходному ордеру. Нужна там, где документы выписывает офис, а отгружает склад — и эти события происходят в разное время.
- Адресное хранение добавляет ячейку: система знает не только «сколько», но и «где». Имеет смысл, когда поиск товара занимает больше времени, чем его выдача, — обычно от нескольких сотен активных позиций.
- Сканирование закрывает ручной ввод. Штрихкод на приёмке и отгрузке убирает основную часть пересортицы, а для маркированных групп это ещё и обязательная часть процесса.