Путевой лист: кто обязан и что в нём должно быть
У нас не транспортная компания. Нам нужен путевой лист?
Скорее всего да. Обязанность возникает не от названия компании, а от того, управляет ли сотрудник автомобилем в рамках трудовых обязанностей. Если менеджер ездит к клиентам на служебной машине — требования закона о безопасности дорожного движения распространяются на вас в полном объёме.
Состав сведений и порядок оформления установлены приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Своей формы придумывать не нужно, но и старый бланк из бухгалтерской программы может не содержать всех обязательных полей.
Кому нужен, а кому нет
Нужен
- Перевозчикам грузов и пассажироввсегда
- Компаниям со служебным транспортомда
- Если сотрудник водит по работеда
Спорные случаи
- Личный автомобиль сотрудника по работесмотрите договор
- Директор на служебной машинеобычно да
- Аренда автомобиля с водителемоформляет владелец
Зачем ещё, кроме проверок
- Списание топлива в расходыналоги
- Подтверждение служебного характера поездкиналоги
- Учёт пробега и ремонтовуправление
Что должно быть в путевом листе
- Сведения о сроке действия. Путевой лист оформляется на день или на срок рейса, если он длится дольше.
- Сведения о собственнике или владельце транспортного средства. Наименование, адрес, телефон, для организации — ОГРН.
- Сведения о транспортном средстве. Тип, марка, модель, государственный номер, показания одометра при выезде и возвращении.
- Сведения о водителе. Фамилия, имя, отчество, номер водительского удостоверения, результаты медицинского осмотра.
- Сведения о перевозке, если она регулярная.
- Вид сообщения и вид перевозки.
Ключевая деталь про медосмотр: по пункту 12 порядка дату, время и результат предсменного или предрейсового осмотра проставляет медицинский работник, проводивший осмотр, с указанием своих фамилии, имени и отчества. Водитель не может расписаться за медика сам, и приказ руководителя этого не меняет.
Электронный путевой лист
Электронная форма разрешена, формат утверждён. Смысл перехода не в экономии бумаги: электронный путевой лист формируется из данных системы, поэтому в нём не бывает «забыли заполнить одометр» и его невозможно оформить задним числом незаметно.
Практическое ограничение — то же, что у любого электронного документа: нужны подписи. Водителю требуется своя, и если парк большой, выпуск подписей занимает недели. Ровно та же подготовка нужна для перехода на электронные перевозочные документы с 1 сентября, поэтому разумно делать это одним проектом.
Ошибки, которые дорого стоят
Вопросы, которые задают чаще всего
Можно ли вести путевые листы в свободной форме?
Единого обязательного бланка нет, но есть обязательный состав сведений из приказа Минтранса № 390. Своя форма допустима, если в ней есть всё необходимое. Проще взять типовую из учётной системы и убедиться, что она обновлялась после 2023 года.
Что делать, если в компании нет медработника?
Медосмотр проводит медицинский работник — свой или по договору с медорганизацией. Есть и вариант дистанционного осмотра при соблюдении установленных требований. Чего нельзя — поручить водителю расписаться за себя по приказу руководителя.
Нужен ли путевой лист директору на служебной машине?
Если поездка служебная и автомобиль принадлежит компании — да, и по той же причине: расходы на топливо иначе не подтвердить. Практика проверок показывает, что именно машины руководителей чаще всего оформлены небрежно.
Сколько хранить путевые листы?
Как первичные документы по расходам — в общем порядке хранения бухгалтерских документов. Отдельно учитывайте, что при споре о списании топлива именно путевой лист будет главным доказательством, поэтому электронный архив надёжнее папки в гараже.