Услуги по автоматизации оказывает ИП Раскопов Дмитрий Алексеевич — партнёр Битрикс24. Страница подготовлена партнёром и отражает его условия работы; это не сайт компании «1С-Битрикс».
Бизнес-процессы в Битрикс24: что автоматизировать и чем
С чего начинается автоматизация?
С неудобного вопроса: а как процесс устроен сейчас? Если скидку согласовывают «как получится» — голосом, в чате, через раз, — автоматизировать нечего: система лишь зафиксирует хаос и будет мешать. Сначала процесс договаривается словами, потом переносится в Битрикс24.
Дальше выбор инструмента: в Битрикс24 их три — роботы, бизнес-процессы и смарт-процессы. Половина неудачных автоматизаций — это попытка сделать конструктором БП то, что решается двумя роботами, или наоборот.
Три инструмента: какой когда
| Инструмент | Что умеет | Когда выбирать |
|---|---|---|
| Роботы | Действие на стадии: задача, письмо, смена ответственного, напоминание | Линейные правила «попала сделка на стадию — сделай». Настраиваются без программиста |
| Бизнес-процессы | Цепочки с условиями, ветвлениями и согласованиями | Скидка выше порога — к руководителю, договор — юристу, оплата — по цепочке |
| Смарт-процессы | Отдельные сущности со своими стадиями и автоматизацией | То, что не сделка: рекламации, тендеры, заявки на сервис, документооборот |
Рабочее правило: начинайте с роботов. Если правило не влезает в робота — только тогда конструктор бизнес-процессов. Обратный порядок оборачивается схемами, которые никто в компании не может починить.
Что автоматизируют в первую очередь
- Задача на каждой стадии сделки. Сделка не лежит без действия: у менеджера всегда есть следующий шаг со сроком. Самый быстрый эффект из всех настроек.
- Согласование скидки. До порога менеджер решает сам, выше — запрос руководителю прямо из карточки, с фиксацией, кто и что одобрил.
- Согласование договора. Маршрут юристу и директору по очереди или параллельно, с напоминаниями и историей версий.
- Счёт и оплата. Выставили счёт — система ждёт оплату и напоминает; оплата пришла — сделка двигается сама. В связке с обменом с 1С факт оплаты приходит из учётной системы.
- Возврат потерянных. Сделка проиграна — через заданный срок робот создаёт задачу «вернуться к клиенту» с контекстом.
Где автоматизация ломается
- Автоматизировали хаос
- Схема повторяет «как должно быть», а работают «как привыкли». Процессы начинают обходить, CRM превращается в декорацию. Лечится только честным описанием текущего процесса до настройки.
- Схема на сто шагов
- Конструктор позволяет нарисовать что угодно — и через полгода никто не помнит, почему сделка «застряла в процессе». Правило: схему должен уметь прочитать не только автор.
- Нет ответственного за исключения
- Согласующий в отпуске — процесс висит. В каждой схеме нужны сроки, замещающие и эскалация.
- Уведомления обо всём
- Когда система пишет по каждому чиху, её перестают читать за неделю. Уведомление — только там, где от человека ждут действия.
Как мы это делаем
- Описываем процесс как есть — по шагам, с владельцем каждого шага. Это самая ценная часть работы, и она на бумаге, а не в конструкторе.
- Убираем лишние шаги до автоматизации. Автоматизированный лишний шаг всё равно лишний.
- Собираем на роботах всё, что влезает в роботов.
- Конструктором БП — только согласования с условиями.
- Запускаем на одном отделе, дожимаем по обратной связи, потом раскатываем на всех.
- Оставляем схему процессов документом — чтобы через год её мог поправить любой подрядчик, не только мы.
Частые вопросы
- Чем робот отличается от бизнес-процесса?
- Робот — одно действие по событию на стадии, настраивается галочками. Бизнес-процесс — цепочка шагов с условиями и согласованиями, собирается в визуальном конструкторе. Роботами закрывается большинство задач отдела продаж.
- Доступны ли бизнес-процессы на нашем тарифе?
- Роботы есть на большинстве тарифов, конструктор бизнес-процессов и смарт-процессы без ограничений — на старших. Точный состав по ступеням — в разборе тарифов и на официальном сайте вендора.
- Сколько занимает настройка автоматизации?
- Первый контур — роботы на воронке и одно согласование — обычно дни, а не недели. Дольше всего длится не настройка, а согласование того, как процесс должен работать. Объём называем после разбора, бесплатно.