ЕГАИС: что фиксировать и где обычно ломается

Что фиксирует каждый участник

Изменение 2023 года для общепита прошло тихо, а последствия у него серьёзные: заведение, которое раньше только списывало вскрытую тару, теперь передаёт и сведения о розничной продаже. Если в кассовом ПО это не настроено, нарушение накапливается ежедневно и обнаруживается при первой же проверке.

Как это устроено технически

1. УТМ — универсальный транспортный модуль. Программа-посредник между вашей учётной системой и государственной. Она принимает накладные, отправляет подтверждения и подписывает всё усиленной квалифицированной подписью. Работать напрямую с ЕГАИС нельзя — только через него.
2. Подпись — на каждое подразделение. Одной подписи на организацию недостаточно: своя нужна для каждого места деятельности. Это тот пункт, о котором вспоминают в день открытия второй точки.
3. Остатки на нескольких регистрах. Отдельно учитывается то, что лежит на складе, то, что вынесено в торговый зал, и продукция, по которой ведётся помарочный учёт. Расхождение между регистрами — самая частая причина, по которой «остатки в ЕГАИС не сходятся».
4. Помарочный учёт. Движение каждой единицы отслеживается по её марке: от производителя до продажи. Именно поэтому нельзя «просто списать» бутылку, которой нет в системе, — её марка числится за вами.

Где ломается чаще всего

Накладную приняли не глядя

Подтверждение поставки означает, что вы согласились с составом. Если фактически привезли меньше, разбираться нужно до подтверждения — актом расхождения. После подтверждения недостача становится вашей и всплывает на сверке остатков.

Пиво продают, а закупку не фиксируют

Логика «продажа пива не передаётся, значит и учёта нет» — типовая ошибка небольших заведений. Закупка фиксируется всегда.

Тару вскрыли, а акт не составили

В общепите бутылка выбывает из системы в момент вскрытия. Пока акта нет, она числится в остатках, и разрыв между системой и баром растёт каждую смену.

Бой и порча не списаны

Разбитая бутылка не исчезает из ЕГАИС сама. Списание оформляется с указанием причины — иначе продукция вечно висит в остатках.

Подпись истекла

Срок действия подписи заканчивается тихо, а вместе с ним останавливается приёмка поставок. Дату продления стоит держать в календаре наравне с налоговыми сроками.

ЕГАИС и маркировка — это разные системы

Их постоянно путают, а работают они параллельно и по разным правилам. ЕГАИС ведёт учёт алкоголя по 171-ФЗ. Система маркировки контролирует товары из перечня групп — и в неё попали напитки, которые к алкоголю формально не относятся.

Ответственность

Нарушение установленного порядка учёта объёма производства и оборота алкогольной продукции, включая нефиксацию сведений в системе, наказывается по статье 14.19 КоАП РФ.